Améliorer la proposition, ensemble.

Le présent règlement est adopté par le conseil d’administration en vertu de l’article 91 du Code des professions, après communication aux membres suivant l’article 95.3, et approuvé par l’Office suivant l’article 95.2.

Le présent règlement détermine la constitution, la tenue, la garde, la conservation et la continuité des dossiers professionnels des membres de l’Ordre, notamment lorsqu’ils exercent pour un employeur ou au sein d’un cabinet. Il s’applique dans les limites des pouvoirs conférés par le Code des professions et la loi constitutive proposée.

La responsabilité des actes, rapports, conclusions et approbations professionnels incombe au membre qui les pose, signe ou approuve. La garde matérielle du dossier peut être assurée par un détenteur admissible; le dépôt au registre central constitue une obligation distincte. Aucun de ces mécanismes ne transfère le jugement professionnel.

Un seul dossier professionnel correctement constitué et conservé par le professionnel autonome ou par son organisation admissible satisfait à l’exigence de tenue et de conservation. Il n’est pas exigé que le professionnel salarié ou membre d’un cabinet constitue une archive personnelle identique lorsque le système de son organisation est conforme.

Le membre s’assure que les dossiers correspondant à ses mandats peuvent être repérés au moyen d’un classement suffisant. Aucun registre personnel supplémentaire, inventaire parallèle systématique ou double dépôt documentaire n’est exigé par le présent règlement.

Selon la nature du mandat, le dossier contient les identifiants nécessaires du client, du bâtiment et du mandat, les rapports préliminaires, définitifs ou rectifiés pertinents, les observations et résultats d’essais, les photographies et documents techniques utiles, les calculs, notes et motifs essentiels, les communications importantes, ainsi que les confirmations de dépôt au registre et les transmissions nécessaires.

Pour les essais de réception, de mise en service ou intégrés, les pièces utiles comprennent, selon la portée exigée, les plans ou séquences d’essai, la répartition des responsabilités, les résultats et preuves pertinents, les essais non effectués et les réserves formulées, sans imposer de copies redondantes ni de documents étrangers au mandat.

Les pièces sont conservées dans la mesure où elles sont nécessaires à la compréhension ou à la justification de l’acte professionnel. Le règlement n’impose pas la conservation indifférenciée de tous les brouillons, copies redondantes, données sans utilité professionnelle ou documents qui ne relèvent pas du mandat.

Lorsque le membre est salarié, l’employeur peut tenir et conserver les dossiers des services rendus par ce membre, pourvu que celui-ci puisse y consigner ses actes et les renseignements nécessaires à leur justification et que le détenteur respecte les exigences du présent règlement. La seule qualité d’employeur ne constitue pas une autorisation d’exercice en société professionnelle.

Le membre obtient du détenteur organisationnel les engagements nécessaires pour accéder, pendant et après son emploi, aux seuls éléments de ses dossiers utiles à l’exercice de ses droits et obligations professionnels, notamment pour répondre à une plainte, à une réclamation, à une enquête du syndic ou à une inspection. Cet accès demeure limité, sécurisé et soumis aux lois et aux secrets applicables; il ne constitue pas un droit général d’emporter ou d’exploiter les fichiers de l’employeur.

Un cabinet professionnel admissible peut constituer, classer et conserver les dossiers communs aux membres qui y exercent. Il prévoit un responsable des dossiers, la disponibilité des informations nécessaires à chaque membre et la continuité documentaire. Chaque membre demeure personnellement imputable des actes qu’il accomplit ou approuve.

Lorsqu’un dossier est partagé avec d’autres professionnels, les renseignements sont accessibles selon les habilitations et les besoins réels du mandat. Les secrets professionnels, protections légales et renseignements privilégiés des autres professions ne deviennent pas librement accessibles du seul fait d’une pratique commune.

Le dépôt d’un rapport ou d’un document au registre central ne dispense jamais de constituer et de conserver, hors de ce registre, le dossier professionnel et les pièces utiles à sa justification. Le droit « Mes rapports » au registre ne remplace pas les observations, notes, résultats, photographies et autres éléments du dossier.

Le document déposé au registre demeure la référence officielle pour le dépôt concerné. Le détenteur local conserve une copie indépendante pertinente et n’altère pas silencieusement une version signée ou déposée; toute rectification suit la procédure applicable, avec indication des versions et de leurs auteurs.

La conservation est permise sur papier, support numérique, système d’entreprise ou auprès d’un fournisseur de stockage conforme. Le détenteur met en place des protections raisonnables et proportionnées contre la perte, l’accès illégitime, l’altération, la destruction accidentelle et la divulgation non autorisée.

Les dossiers numériques comportent des sauvegardes récupérables, un classement intelligible, des mesures appropriées de contrôle des accès et une capacité raisonnable d’exportation ou de transfert en cas de changement de détenteur. Aucune voûte physique, greffe notarial, installation spécialisée ou impression papier générale n’est exigée.

Tout dossier professionnel fermé est conservé pendant au moins dix ans à compter de sa fermeture effective. Une obligation légale ou contractuelle valide imposant une durée plus longue, une enquête, une plainte, une réclamation ou un litige en cours prime cette durée minimale.

Cette période de dix ans concerne le dossier professionnel indépendant et non le cycle de conservation applicable aux documents, code EDF_ et données du registre central. La durée définitive demeure soumise à la validation juridique de son habilitation et de son adéquation aux risques de sécurité incendie.

Le détenteur conserve tout dossier actif pendant la durée du mandat puis pendant au moins dix ans à compter de sa fermeture effective, selon l’article 15 (RÈGLEMENT SUR LA TENUE, LA CONSERVATION, LA CESSION ET LA GARDE PROVISOIRE DES DOSSIERS PROFESSIONNELS DES MEMBRES DE L’OPSI). Cette période est prolongée lorsque l’exigent une plainte, une réclamation, une enquête, une inspection, un litige, un ordre de conservation ou une autre obligation légale ou contractuelle valide, jusqu’à la cessation réelle du motif de prolongation.

L’employeur ou le cabinet qui assure une garde conforme applique la même règle et organise les accès nécessaires au PSI sans exiger de copie personnelle automatique. Une échéance de destruction ne justifie jamais la suppression d’une preuve qui doit encore être conservée.

Après l’expiration du délai de dix ans prévu à l’article 15 (RÈGLEMENT SUR LA TENUE, LA CONSERVATION, LA CESSION ET LA GARDE PROVISOIRE DES DOSSIERS PROFESSIONNELS DES MEMBRES DE L’OPSI) et de toute prolongation découlant de l’article 16 (RÈGLEMENT SUR LA TENUE, LA CONSERVATION, LA CESSION ET LA GARDE PROVISOIRE DES DOSSIERS PROFESSIONNELS DES MEMBRES DE L’OPSI), le détenteur peut détruire les pièces qui ne sont plus légalement nécessaires, au moyen d’un procédé préservant la confidentialité et permettant de documenter la destruction lorsque cela est utile. Il respecte les droits d’accès encore applicables et les règles distinctes de conservation du registre central.

Le professionnel autonome qui détient lui-même ses dossiers désigne un cessionnaire admissible ayant accepté sa désignation par écrit. Il maintient ses coordonnées et son consentement à jour et prévoit une personne de remplacement ou une procédure subsidiaire en cas d’indisponibilité.

Le membre salarié ou exerçant en cabinet n’est pas tenu de désigner un cessionnaire personnel lorsque son employeur ou cabinet conserve les dossiers conformément au présent règlement et dispose d’un plan effectif de continuité. L’organisation prévoit alors une personne ou organisation admissible à la cession ou à la garde provisoire en cas de fermeture.

Les dispositions de continuité s’appliquent notamment au décès, à l’incapacité, à la cessation d’exercice, à une suspension ou radiation compromettant la garde, à la dissolution ou fermeture de l’organisation et à l’indisponibilité durable du détenteur.

Lorsqu’un événement de continuité survient, le détenteur ou son représentant donne à l’Ordre les avis légalement requis, dresse l’inventaire suffisant des dossiers concernés, identifie le cessionnaire ou gardien provisoire et organise un transfert sécurisé, traçable et respectueux des secrets professionnels. Les délais et formalités doivent être adaptés à l’urgence et à la taille de la pratique.

Le cessionnaire ou gardien provisoire assure uniquement la garde, la protection, la consultation légalement permise et la récupération des dossiers. Il n’endosse ni les anciens rapports, ni les conclusions antérieures, ni les mandats inachevés, sauf nouvelle acceptation expresse conforme au droit. Aucune nouvelle approbation des rapports passés n’est exigée.

Le client conserve, selon le droit applicable, son libre choix de la personne habilitée qui poursuivra un mandat. Le transfert documentaire nécessaire à ce choix est organisé sans transfert automatique du mandat au cessionnaire.

Lorsque le cessionnaire initial est indisponible ou qu’aucun détenteur admissible n’assure la continuité, l’Ordre peut appliquer les mécanismes subsidiaires de garde ou de désignation que lui confère la loi, dans les limites de ses pouvoirs et sans devenir automatiquement le dépositaire permanent de tous les dossiers privés.

La retraite, la radiation ou la cessation d’exercice ne transfère pas à un gardien la responsabilité professionnelle des actes antérieurs. Un ancien PSI conserve les droits d’accès légalement nécessaires à sa défense, selon une procédure sécurisée et proportionnée, distincte d’un accès général au registre.