Double approbation pour changer les objets ou renoncer à l’ordre autonome.
OSBL préparatoire · gouvernance et financementPreparatory non-profit · governance and funding
Protéger la mission.Encadrer les contributions.Protect the mission.Separate the funding.
Avant la création de l’Ordre, les règles proposées de l’OSBL prévoient l’adhésion régulière par auto-déclaration de bonne foi, les membres associés sans vote, le financement distinct de la promotion et la publication publique des comptes et procès-verbaux.Before the Order is created, the preparatory non-profit’s proposed rules provide for good-faith self-declared regular membership, non-voting associates, separate promotion funding and public disclosure of accounts and board minutes.
Un mandat même occasionnel suffit; 200 $ une seule fois; associés sans vote.
Publication des pièces et des décisions, avec protection ciblée des données confidentielles.
Publication publique des comptes et décisions
Accès libre, sans adhésion. Le règlement proposé impose la publication des budgets, livres et écritures détaillées, recettes et dépenses, pièces justificatives et procès-verbaux approuvés du conseil. Seuls les renseignements légalement protégés sont caviardés; une version publique du reste du document demeure accessible.
État actuel : la constitution de l’OSBL est en préparation. La présente page ne confirme ni opérations financières ni procès-verbaux précis; les documents réels seront publiés lorsqu’ils seront disponibles et légalement communicables, suivant l’article 18 proposé. Aucune opération non vérifiée n’est présentée comme accomplie.
Texte de travail · gouvernance de l’OSBL
Règlement interne proposé.
21 articles pour protéger la mission et l’indépendance.
Ce règlement est une proposition non adoptée, destinée à l’OSBL préparatoire qui n’est pas encore constitué. Il n’est pas en vigueur et ne modifie ni le projet de loi ni le budget réglementaire du futur Ordre professionnel.
Nature, autonomie et portée
Les présentes règles constituent une proposition de règlement interne de l’organisme sans but lucratif préparatoire du projet OPSI. Elles n’ont pas encore été adoptées; leur entrée en vigueur demeure assujettie aux approbations applicables, aux futurs documents constitutifs et aux dispositions impératives du droit québécois.
Une fois constitué, l’OSBL sera une personne morale juridiquement distincte du futur Ordre des praticiens en sécurité incendie du Québec. L’adhésion à l’OSBL ne constitue ni une adhésion à un ordre professionnel ni une autorisation d’exercice.
Objets et priorité institutionnelle
Une fois constitué, l’OSBL poursuivra les objets prévus à ses lettres patentes, avec comme objectif prioritaire la création d’un ordre professionnel autonome en sécurité incendie au Québec, dans une perspective de protection du public. Une éventuelle proposition d’intégration à un ordre existant demeurerait soumise à l’approbation renforcée prévue à l’article 10 du présent règlement.
Catégories de membres : réguliers et associés
Selon le règlement interne proposé, l’OSBL compterait deux catégories de membres. Les membres réguliers sont les personnes physiques qui déclarent de bonne foi travailler dans le domaine de la sécurité incendie et exercer, au moins occasionnellement, des mandats touchant le domaine d’application visé par le projet d’ordre professionnel, selon l’article 4. Il n’est pas nécessaire que ces mandats constituent leur occupation principale. Seuls les membres réguliers exercent les droits décisionnels prévus aux présents règlements.
Les membres associés sont des personnes physiques ou morales qui souhaitent soutenir le projet sans remplir actuellement les critères d’adhésion régulière de l’OSBL. Leur statut ne confère aucun accès au futur Ordre, sans constituer une interdiction permanente de demander un permis si une personne satisfait ultérieurement aux conditions professionnelles. Cette catégorie peut notamment comprendre des assureurs, entreprises, fabricants d’équipements, associations, organismes partenaires, établissements, institutions et personnes intéressées par la mission, pourvu qu’ils satisfassent à cette condition.
Les membres associés ne votent pas, ne siègent pas au conseil et ne comptent pas dans les quorums ou majorités. Le conseil peut fixer leur cotisation, leurs conditions d’admission et leur participation consultative, mais aucun paiement ou soutien ne leur donne un pouvoir décisionnel. Si un changement de situation rend nécessaire une correction de catégorie, celle-ci est traitée selon l’article 4, sans évaluation discrétionnaire des qualifications professionnelles.
Admission des membres
L’admissibilité professionnelle d’une personne physique comme membre régulier repose sur son auto-déclaration de bonne foi, faite dans la demande d’adhésion, dans les termes suivants : « Je travaille dans le domaine de la sécurité incendie et mes mandats touchent, au moins occasionnellement, le domaine d’application visé par le projet d’ordre professionnel. » Cette déclaration suffit quant au lien professionnel avec le projet. Il n’est pas nécessaire que les activités en question constituent l’occupation principale du demandeur.
Aucune preuve documentaire ni vérification systématique des qualifications professionnelles n’est exigée. Le conseil d’administration, ou la personne chargée de l’administration des adhésions, vérifie uniquement que la demande est complète, que la déclaration a été faite, que le demandeur adhère aux objets et aux règlements de l’OSBL et que la contribution prévue à l’article 5 est acquittée. Le conseil ne peut évaluer discrétionnairement le profil, les titres, l’expérience ou la probabilité d’admission au futur Ordre pour refuser une adhésion régulière.
L’admission régulière prend effet dès que ces conditions administratives sont remplies, sans décision de sélection professionnelle du conseil. Seul un motif objectif et documenté, notamment une fausse déclaration sciemment faite ou un manquement grave aux présents règlements, peut justifier un refus; le demandeur reçoit alors les motifs et la possibilité de présenter ses observations. Les personnes physiques ou morales relevant de la catégorie associée sont admises selon l’article 3 et les modalités applicables à cette catégorie. L’OSBL tient un registre des membres et des droits de vote. Aucun don ne requiert une adhésion.
L’adhésion à l’OSBL demeure entièrement distincte des conditions futures de délivrance d’un permis ou d’admission à l’Ordre et ne crée aucun droit acquis à cet égard.
Contribution unique des membres réguliers : 200 $
Chaque membre régulier verse, une seule fois à son admission, une contribution de 200 $. Aucune cotisation annuelle supplémentaire n’est prévue pour les membres réguliers de l’OSBL; la même contribution n’est pas exigée une seconde fois d’une personne qui l’a déjà acquittée.
Cette contribution soutient les dépenses administratives admissibles de l’OSBL et la constitution progressive d’un solde disponible pouvant faciliter la première année du futur Ordre, sous réserve des dépenses légalement engagées et des conditions de transfert. Elle ne peut financer le Fonds de promotion, directement ou indirectement.
Elle ne garantit aucun permis d’exercice, ne confère aucun droit acquis à l’admission au futur Ordre et ne constitue pas une cotisation annuelle de celui-ci. La cotisation prévisionnelle de 250 $ du futur Ordre appartient à un modèle distinct. La cotisation éventuelle des membres associés est régie séparément par l’article 3.
Droits décisionnels des membres réguliers
Chaque membre régulier en règle dispose d’une voix égale à l’assemblée des membres et peut exercer les droits décisionnels prévus par les présents règlements et la loi. Les membres associés n’ont aucun droit de vote, ne peuvent siéger au conseil d’administration et sont exclus des calculs de quorum et de majorité.
Un membre associé peut être consulté ou invité à contribuer aux travaux par décision du conseil, sans pouvoir d’orientation, de nomination ou de décision. Un Conseil consultatif des partenaires distinct serait envisagé, composé de huit postes de conseillers consultatifs et de six sièges consultatifs d’association à pourvoir. Ces personnes n’auraient aucun droit de vote au CA et ne compteraient pas dans son quorum. Les membres associés et les conseillers consultatifs ne seraient pas admissibles, en cette seule qualité, à l’un des six sièges fondateurs de provenance de l’OSBL au premier conseil de l’Ordre. Aucune catégorie de l’OSBL ne confère automatiquement un permis ou un droit d’admission au futur Ordre. Aucun membre, administrateur ou président ne dispose de plusieurs voix.
Démission, suspension et exclusion
Tout membre, régulier ou associé, peut démissionner par avis écrit. Sa démission ne lui confère aucun droit sur les actifs de l’OSBL. Un membre régulier ayant déjà acquitté sa contribution unique de 200 $ ne la paie pas une seconde fois si sa réadmission est acceptée; les modalités d’une nouvelle adhésion associée relèvent des décisions du conseil.
Le conseil peut suspendre ou exclure un membre pour manquement sérieux aux règlements, conduite portant préjudice à l’organisme ou perte objectivement établie des conditions de sa catégorie, notamment à la suite d’une fausse auto-déclaration sciemment faite. Une appréciation subjective du parcours, des titres ou des qualifications professionnelles ne peut constituer un motif de suspension ou d’exclusion. La personne reçoit un avis motivé et une possibilité raisonnable d’être entendue. Les administrateurs en conflit d’intérêts se retirent. Le recours à la prochaine assemblée des membres votants demeure possible selon les modalités adoptées, sans écarter les recours légaux.
Conseil d’administration et présidence
Le conseil de l’OSBL comprendrait six administrateurs : une présidence, une vice-présidence, un secrétariat-trésorerie, deux autres administrateurs et un administrateur âgé de 35 ans ou moins. Le domicile déclaré et vérifiable des administrateurs couvre au moins quatre régions administratives du Québec, dont au moins une personne hors de la CMM. La présidence anime les travaux et exerce les attributions qui lui sont expressément confiées.
Aucun veto présidentiel général n’existe. La présidence ne peut annuler une décision régulièrement adoptée du conseil ou de l’assemblée. Les membres du Conseil consultatif des partenaires contribueraient sans droit de vote ni participation au quorum du CA.
Seuls les membres réguliers peuvent être administrateurs. Les membres associés, les commanditaires et les donateurs ne peuvent obtenir de siège ni de droit de nomination au conseil en raison de leur contribution; la composition proposée de six administrateurs demeure inchangée. Les six administrateurs fondateurs du futur Ordre seraient uniquement proposés parmi les administrateurs réguliers admissibles de l’OSBL, sous réserve de la vérification par l’Office et de leur désignation légale par décret. Les deux sièges de l’Office demeurent de sa compétence exclusive.
Décisions administratives ordinaires
Sous réserve de la loi et des majorités particulières prévues aux présents règlements, les décisions administratives courantes du conseil et de l’assemblée sont prises à la majorité simple des voix exprimées, selon les règles applicables de convocation, de participation et de quorum.
Le quorum proposé du conseil est de quatre administrateurs en fonction et légalement habilités, sous réserve des exigences supérieures de la loi constitutive. Les vacances sont comblées selon les règles internes en tenant compte des régions et du poste de relève; la vacance momentanée n’entraîne pas la nullité automatique des décisions valablement prises avec quorum.
Majorité renforcée et protection de la mission
Une décision visant à modifier les objets constitutifs ou les objectifs généraux de l’OSBL, à renoncer à la création d’un ordre professionnel autonome en sécurité incendie ou à privilégier l’intégration des activités visées dans un ordre existant ne peut être adoptée que si elle recueille cumulativement : 1° l’approbation d’au moins 75 % de l’effectif statutaire de six administrateurs, soit cinq votes favorables sur six sièges et 2° l’approbation d’au moins 75 % des voix valablement exprimées par les membres votants à une assemblée spécialement convoquée à cette fin.
La même double majorité est nécessaire pour modifier, contourner ou abroger la présente disposition ainsi que pour décider d’une cessation ou dissolution volontaire ayant pour effet d’abandonner l’objectif prioritaire. Une éventuelle solution subsidiaire ne permettrait pas de déroger à cette règle.
Ces votes internes ne remplacent pas les formalités légales : une modification des objets prévus aux lettres patentes exige notamment l’approbation requise, la ratification des membres et la délivrance de lettres patentes supplémentaires par le Registraire des entreprises, selon les règles applicables.
Conflits d’intérêts et devoir de loyauté
Chaque administrateur divulgue dès qu’il en a connaissance tout intérêt personnel, professionnel, économique ou organisationnel susceptible d’entrer en conflit avec ses fonctions. Il le fait consigner au procès-verbal, s’abstient de participer à la décision concernée et se retire des délibérations lorsque requis.
La présidence ne peut se soustraire à cette règle. Les décisions structurantes, les conflits déclarés et les contributions susceptibles de créer une dépendance sont rendus publics conformément à l’article 18, avec protection ciblée des seuls renseignements légalement protégés.
Un don, une commandite ou une cotisation de membre associé ne peut conférer un avantage décisionnel, une influence sur les orientations professionnelles ou une priorité d’accès à l’information confidentielle. Le conseil refuse toute contribution qui compromettrait, ou semblerait raisonnablement compromettre, son indépendance.
Fonds généraux et dépenses permises
Les contributions uniques de 200 $ des membres réguliers sont intégrées aux fonds généraux de l’OSBL. Aucun compte bancaire distinct ni fonds intouchable n’est exigé pour ces contributions. Leur provenance et leur utilisation doivent néanmoins être suivies par une comptabilité analytique permettant d’appliquer l’interdiction prévue à l’article 13.
Ces contributions ne financent que l’administration et le fonctionnement courant, les obligations légales, comptables et administratives, les frais bancaires, le maintien de l’OSBL, les réunions et la gouvernance. Le conseil privilégie bénévolat, contributions en nature et ressources externes pour préserver, dans la mesure du possible, le solde destiné au futur Ordre. Le Fonds de promotion prévu à l’article 15 est distinct de ces fonds généraux.
Exclusion des dépenses promotionnelles
Les contributions uniques de 200 $ des membres réguliers ne peuvent financer, directement ni par compensation comptable, la publicité de l’OSBL ou la promotion du futur Ordre, les campagnes de sensibilisation, les mémoires promotionnels, les démarches de représentation et les activités de lobbyisme visant à faire avancer le projet.
Ces activités peuvent être financées exclusivement par le Fonds de promotion et les autres ressources expressément admissibles et identifiées comme telles. Les communications strictement administratives nécessaires au fonctionnement normal de l’OSBL, y compris les avis aux membres et la tenue des assemblées, demeurent autorisées. Toute dépense mixte doit être ventilée de manière vérifiable.
Dons, contributions volontaires et commandites
L’OSBL peut accepter des dons et contributions volontaires de personnes physiques ou morales, qu’elles soient membres ou non. Aucune adhésion n’est nécessaire pour faire un don. Les dons, cotisations de membres associés et commandites sont comptabilisés dans des postes distincts; les contributions uniques de 200 $ restent séparément identifiables.
Les dons doivent être compatibles avec les objets de l’OSBL et ne confèrent ni droit de vote, ni siège, ni droit de veto, ni intervention dans l’orientation professionnelle. Le C.A. peut refuser ou retourner, conformément au droit, tout don ou toute commandite présentant un conflit d’intérêts ou un risque pour l’indépendance de l’OSBL. Les conditions d’affectation acceptées sont consignées.
L’OSBL, du seul fait de son statut d’organisme sans but lucratif, n’est pas habilité à délivrer un reçu officiel de don aux fins de l’impôt. Une preuve de paiement ordinaire peut être remise; aucun avantage fiscal ne doit être promis en l’absence d’un statut légal permettant l’émission de reçus.
Fonds de promotion et de représentation de l’OPSI
Il est constitué, dans la comptabilité de l’OSBL, un Fonds de promotion et de représentation de l’OPSI, distinct des contributions de fonctionnement des membres réguliers. Il reçoit notamment les dons volontaires affectés à la promotion, les cotisations des membres associés, les contributions des personnes morales, les commandites acceptables et toute autre contribution expressément désignée à cette fin.
Le conseil fait ouvrir un compte bancaire distinct au nom de l’OSBL pour ce fonds, sous réserve de la faisabilité bancaire et des autorisations nécessaires. Dès le lancement, une comptabilité séparée est obligatoire même si l’ouverture bancaire n’est pas encore achevée; aucune somme affectée ne peut être confondue avec les contributions régulières ni utilisée pour des fins étrangères au Fonds.
La gestion et l’affectation du Fonds relèvent exclusivement du conseil d’administration. Les membres associés, les commanditaires et les donateurs ne peuvent orienter ses décisions, sous réserve des seules affectations licites d’un don acceptées explicitement.
Dépenses permises au Fonds de promotion
Le Fonds peut financer les campagnes d’information et de sensibilisation, les documents promotionnels, les études, recherches et analyses démontrant le besoin d’encadrement, la préparation de mémoires, les présentations et les démarches de représentation institutionnelle nécessaires à la création d’un ordre professionnel autonome.
Il peut aussi financer les activités de lobbyisme légalement autorisées, à condition que les mandats et les lobbyistes soient déclarés dans Carrefour Lobby Québec lorsque la loi l’exige, ainsi que toute dépense directement liée à l’avancement du projet, dûment approuvée et documentée.
Les fonds recueillis dans ce cadre ne sont jamais des profits distribuables; les dépenses non liées au projet, les avantages personnels ou toute compensation de charges qui devraient être assumées par les contributions régulières sont exclus.
Contrôles du Fonds et sommes non utilisées
Une comptabilité distincte et vérifiable retrace, pour le Fonds, les sommes reçues, leur provenance, leurs affectations, les engagements, les dépenses, les frais bancaires et le solde. Les opérations sont autorisées selon la politique financière adoptée par le conseil. Les écritures, comptes et pièces correspondants sont publiés à l’intention de toute personne, sans obligation d’être membre, selon l’article 18 et sous réserve du caviardage ciblé qu’il prévoit.
À l’achèvement ou à l’abandon du projet, le conseil détermine les engagements restant à exécuter et les fonds disponibles. Après les obligations légales et financières, les soldes non grevés d’une affectation opposable suivent l’ordre de priorité de l’article 19; les sommes assorties d’une restriction acceptée sont traitées conformément à cette restriction et à la loi, avec restitution au donateur si elle est requise.
Cette disposition ne permet ni une redistribution aux membres ou administrateurs ni une modification des objets de l’OSBL sans la double majorité renforcée de l’article 10.
Publication des comptes, transparence administrative et procès-verbaux
L’OSBL applique un principe de publication intégrale par défaut. Sans adhésion ni demande préalable, toute personne doit pouvoir accéder, par un espace public du site Web ou un dépôt numérique librement accessible, aux comptes, écritures et données comptables détaillées, revenus, dépenses, contributions, engagements financiers et documents justificatifs de l’OSBL, y compris ceux du Fonds de promotion et de représentation. La transparence ne se limite pas aux états financiers sommaires.
Sont notamment publiés, dans une forme intelligible et vérifiable : le budget et les états financiers; le grand livre et les journaux comptables; le détail daté des encaissements, cotisations, dons, commandites et déboursés avec leur montant, leur nature, leur affectation et leur provenance dans la mesure légalement publiable; les relevés bancaires et rapprochements; les factures, reçus, pièces justificatives et documents relatifs aux engagements financiers. Les contributions régulières de 200 $ et les ressources du Fonds demeurent identifiables séparément.
Tous les procès-verbaux du conseil d’administration, dans leur version approuvée, ainsi que les décisions et résolutions qui y sont consignées, sont publiés systématiquement. Les procès-verbaux sont mis en ligne normalement dans les 30 jours suivant leur approbation; les écritures et pièces financières sont rendues accessibles de façon continue, avec une mise à jour au moins trimestrielle, en plus d’un rapport financier annuel public présenté également aux membres.
L’exception vise uniquement les renseignements protégés par les lois applicables en matière de vie privée et de protection des renseignements personnels, notamment les exigences issues de la Loi 25 lorsqu’elles s’appliquent, par le secret professionnel ou par une obligation légitime et précise de confidentialité, ainsi que les identifiants bancaires ou de sécurité dont la divulgation créerait un risque. Ils sont anonymisés ou caviardés au strict nécessaire. Une version publique expurgée du document est privilégiée; un document complet ne peut être soustrait à la publication que si aucune version expurgée conforme ne peut raisonnablement être produite.
Un index public des documents indique les pièces publiées, leurs mises à jour et, lorsque possible, la nature générale des caviardages ou des retraits exceptionnels. Le conseil ne peut invoquer une confidentialité générale pour soustraire à l’examen public les flux financiers ou les décisions. Les originaux intégraux sont conservés et protégés selon la loi. La publication ne modifie ni les droits de vote ni les règles financières des autres articles.
Transfert des actifs et modification de la dénomination et des objets
Après sa constitution, l’OSBL préparatoire aura la personnalité morale. À l’établissement du futur Ordre, et avant de modifier sa dénomination et ses objets, il dressera un inventaire vérifiable de ses biens, contrats, dettes, remboursements et dons affectés. Avec les résolutions et consentements requis, il transférera au nouvel Ordre ses actifs nets légalement transférables, y compris ceux affectés à la création de l’Ordre lorsque leur destination le permet. Le transfert respecte les droits des créanciers, les restrictions sur les dons et les obligations non transférées. Les contrats et passifs ne sont cédés qu’avec les consentements nécessaires. Aucun bien ne sera distribué aux membres ni aux administrateurs.
L’OSBL adoptera ensuite, conformément à ses règles et à la loi constitutive réellement applicable, les résolutions nécessaires pour modifier son nom en « Fondation de l’Ordre des praticiens en sécurité incendie » et ses objets en fins de bienfaisance. Il obtiendra les documents modificatifs requis, notamment des lettres patentes supplémentaires si la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec s’applique, ou les documents fédéraux appropriés s’il relève du droit fédéral. Ces démarches seront achevées avant l’entrée en vigueur des dispositions qui exigent la nouvelle dénomination et avant tout versement à la Fondation. Il conservera sa personnalité juridique et les engagements non cédés, sans dissolution, liquidation, fusion ni continuation sous une autre loi.
Si la modification régulière des objets ou de la dénomination est impossible, une nouvelle personne morale sans but lucratif pourra être constituée par les voies ordinaires prévues par la loi applicable, sans création automatique par la loi proposée. Aucune seconde fondation ne sera constituée si l’organisme existant a valablement changé de nom et d’objets. Aucun transfert ne sera fait à une fondation non légalement identifiée, habilitée à recevoir les sommes ou dépourvue de personnalité morale. La future Fondation aura son conseil distinct et demandera séparément son statut d’organisme de bienfaisance auprès de l’ARC, sans garantir son obtention.
Modification du règlement et des objets constitutifs
Les modifications du présent règlement respectent les approbations et formalités de la loi constitutive applicable. Toute matière protégée par l’article 10, y compris une modification des objets constitutifs ou l’abandon de la mission prioritaire, exige cumulativement l’approbation d’au moins 75 % des six sièges statutaires du conseil (cinq votes favorables) et d’au moins 75 % des voix valablement exprimées par les membres votants à l’assemblée convoquée à cette fin. Cette règle ne peut être contournée par une modification ordinaire des règlements.
Les modifications de la dénomination ou des objets inscrits aux documents constitutifs exigent en outre les résolutions, majorités et documents modificatifs prévus par la loi applicable. Si l’organisme relève de la partie III de la Loi sur les compagnies, il demande les lettres patentes supplémentaires requises pour modifier les objets; s’il relève du droit fédéral, les formalités fédérales s’appliquent. La dissolution volontaire, si elle était légalement requise, demeure distincte d’un simple changement de nom ou d’objets et demeure assujettie aux règles légales et à l’article 10.
Représentation institutionnelle et lobbyisme au démarrage
Dès l’ouverture officielle de l’OSBL, le conseil désigne par résolution deux membres réguliers comme représentants autorisés pour les démarches institutionnelles et de lobbyisme liées au projet. La résolution définit leurs mandats, leurs limites et le devoir de rendre compte. Cette désignation ne leur confère aucun pouvoir décisionnel supplémentaire.
Le conseil identifie le plus haut dirigeant responsable des déclarations, vérifie le champ d’application de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et de ses règlements, et prépare les Espaces professionnels des personnes concernées ainsi que l’Espace collectif de l’OSBL dans Carrefour Lobby Québec. La création de ces espaces ne constitue pas une inscription effective.
Si les activités prévues sont assujetties, le plus haut dirigeant ou son représentant autorisé fait publier dès le début des activités assujetties, sans attendre l’expiration des délais légaux, les mandats réels et exacts auxquels les personnes concernées sont rattachées. Aucune publication fictive ou inscription automatique n’est faite en l’absence d’un mandat déclarable. Le conseil assure le suivi, les mises à jour, le renouvellement et la conservation des pièces, conformément à la loi et au Code de déontologie des lobbyistes.
Les communications institutionnelles et déclarations sont présentées comme des démarches de l’OSBL préparatoire, jamais comme des prises de position officielles du futur ordre professionnel encore inexistant.
Charte de gouvernance proposée — indépendance
Le conseil de six administrateurs est formé exclusivement de membres réguliers. Les membres associés, donateurs et commanditaires n’ont ni vote, ni siège, ni droit de nomination, ni veto, ni accès privilégié aux orientations professionnelles. Toute contribution susceptible de créer un conflit d’intérêts est divulguée et peut être refusée. La majorité renforcée de 75 % au conseil et à l’assemblée des membres réguliers conserve sa portée.
L’admission régulière repose sur la déclaration de bonne foi de mandats touchant au moins occasionnellement le domaine visé; le conseil n’exerce aucun tri discrétionnaire des qualifications. Les comptes complets et procès-verbaux approuvés sont publiés, avec caviardage ciblé des renseignements protégés. La mission de création d’un ordre professionnel autonome demeure prioritaire. Les règles de l’OSBL préparatoire ne donnent aucun pouvoir au sein du futur Ordre.
Politique financière proposée — deux circuits de fonds
Fonctionnement : contributions uniques de 200 $ des membres réguliers dans les fonds généraux, affectées uniquement aux charges administratives admissibles, sans compte bancaire distinct exigé pour celles-ci. Promotion : cotisations des associés, dons désignés, contributions d’entreprises et commandites dans le Fonds de promotion et de représentation, avec compte bancaire distinct au nom de l’OSBL lorsque les autorisations et la banque le permettent et comptabilité séparée obligatoire dès le début.
Les dons, cotisations et commandites figurent dans des comptes distincts; le C.A. approuve les dépenses, conserve les pièces justificatives et publie à toute personne les écritures, comptes détaillés, pièces et rapports annuels conformément à l’article 18, avec seules les occultations légalement nécessaires. Les sommes du fonds devenues inutilisées au terme ou à l’abandon du projet sont traitées selon les restrictions légales et des donateurs, puis selon l’ordre de priorité des actifs résiduels. Ce dispositif appartient uniquement à l’OSBL, pas au futur registre de l’Ordre.
Politique proposée de publication et de confidentialité ciblée
Par défaut : publier, sans exiger d’adhésion. Le responsable désigné par le conseil tient l’index public des comptes, transactions, pièces et procès-verbaux approuvés. Il publie les minutes normalement dans les 30 jours de leur approbation et actualise les pièces financières au moins chaque trimestre. Chaque caviardage protège seulement l’information que la loi ou une obligation de confidentialité précise impose de protéger; l’original complet est conservé à l’interne.
Contrôle des divulgations : avant publication, l’OSBL vérifie notamment les renseignements personnels des membres, donateurs et tiers, les coordonnées privées, les identifiants de comptes bancaires et tout renseignement légalement privilégié. Les montants, dates, affectations, catégories de revenus et dépenses et motifs généraux des décisions restent publics dans la mesure légale. Les demandes de correction et les retraits exceptionnels sont documentés, sans supprimer tout le document lorsqu’une version expurgée est possible.
Politique de représentation institutionnelle — mise en œuvre dès l’ouverture
1. Adopter une résolution désignant deux membres réguliers, les limites de leur mandat et leur obligation de rendre compte. 2. Identifier le plus haut dirigeant responsable des déclarations. 3. Préparer les Espaces professionnels des personnes concernées et l’Espace collectif de l’OSBL dans Carrefour Lobby Québec. 4. Vérifier l’assujettissement des personnes et des activités à la Loi et au règlement applicable. 5. Faire publier sans attendre le dernier jour permis les mandats réels assujettis, avec rattachement des deux personnes lorsque leurs activités sont déclarables. 6. Mettre à jour les mandats, effectuer les renouvellements requis et conserver un registre interne des représentations.
Point de conformité : créer des comptes ne vaut pas inscription. Si aucune activité n’est assujettie ou déclarable, aucune inscription fictive ne doit être produite. La qualification d’un OSBL constitué à des fins professionnelles doit être examinée au regard du Règlement relatif au champ d’application de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.
Formulations proposées pour les documents constitutifs
Clause relative aux objets. « L’organisme a pour objectif prioritaire de promouvoir la constitution d’un ordre professionnel autonome en sécurité incendie au Québec. Les modifications à cet objectif, l’abandon de cette orientation et la préférence donnée à l’intégration dans un ordre existant sont soumis à une approbation d’au moins 75 % des six sièges statutaires du conseil (cinq votes favorables) et d’au moins 75 % des voix exprimées des membres votants, sans préjudice des exigences légales applicables aux lettres patentes supplémentaires. »
Clause de dévolution. « Avant la modification de sa dénomination et de ses objets pour devenir la Fondation de l’Ordre des praticiens en sécurité incendie, l’organisme préparatoire, une fois constitué, transfère au nouvel Ordre ses actifs nets légalement transférables, sous réserve des dettes, des créanciers et des conditions des dons. Il conserve sa personnalité juridique conformément aux formalités de modification de sa loi constitutive. Aucune somme soumise à une affectation restrictive ne peut être détournée ni distribuée aux administrateurs ou aux membres. »
Clause d’indépendance à intégrer au document constitutif, si nécessaire. « L’OSBL peut recevoir des dons et des contributions de personnes physiques ou morales et mener des démarches légales de promotion et de représentation de son projet d’ordre autonome. Les personnes soutenant l’OSBL sans être susceptibles de devenir membres du futur Ordre ne disposent d’aucun pouvoir décisionnel. » Les catégories et la gestion du fonds relèvent principalement des règlements généraux et des politiques.
Clause de gouvernance proposée, si elle est retenue dans les documents constitutifs. « L’admission des membres réguliers à l’OSBL repose sur une auto-déclaration de bonne foi de l’exercice, même occasionnel, d’activités dans le champ du projet d’ordre. L’OSBL publie par défaut ses comptes et ses procès-verbaux approuvés, sous réserve de l’anonymisation ou du caviardage strictement requis par la loi. Les modalités relèvent des règlements généraux. »
Statut. Ces formulations sont des propositions à faire examiner avant la constitution ou la modification des lettres patentes. Elles ne produisent pas, à elles seules, un amendement constitutif.
Références et vérifications requises
Registraire des entreprises — lettres patentes supplémentaires (modification des objets et approbation des membres); Québec — dissolution d’un OSBL (résolution, déclaration d’intention, formalités); Croix-Rouge canadienne — services en cas de sinistre et d’urgence au Québec; Lobbyisme Québec — inscription et espaces professionnels; Lobbyisme Québec — publication des mandats; ARC — différence entre OSBL et organisme de bienfaisance.; Commission d’accès à l’information — vie privée et consentement
À confirmer avant adoption : formulation des lettres patentes, seuils et quorums requis par la loi, traitement fiscal et modalités acceptables de transfert. La Croix-Rouge offre des services aux sinistrés au Québec; aucune entente particulière ni fonds réservé aux victimes d’incendie n’est ici présenté comme déjà constitué. La mention « Québec » désigne ici les activités québécoises de la Croix-Rouge canadienne; le bénéficiaire et les modalités exacts devront être confirmés avec elle.
Double approval to change the purposes or abandon an independent Order.
Even occasional relevant assignments qualify; one-time $200; associates do not vote.
Supporting records and decisions are published, with narrowly tailored confidentiality safeguards.
Public access to accounts and decisions
Open access without membership. The proposed bylaws require publication of budgets, detailed ledgers and entries, receipts and expenditure, supporting records and approved board minutes. Only legally protected information is redacted; a public version of the remainder remains available.
Current status: the non-profit is being prepared; no operating accounts or approved board minutes are yet available on this page. Once incorporated and operating, a public area will carry actual records and their index under proposed section 18. This proposal does not represent that records not yet in existence have already been published.
Working text · non-profit governance
Proposed internal bylaws.
21 sections protecting mission and independence.
These bylaws are a proposal for the preparatory non-profit, which has not yet been incorporated. They have not been adopted or brought into force and do not modify the proposed Act or the future professional Order's funding model.
Nature, independence and status
These provisions are proposed internal bylaws for the non-profit preparatory the OPSI initiative. They have not yet been adopted; their coming into force remains subject to the applicable approvals, the constitutive instruments to be issued and mandatory Québec law.
Once incorporated, the non-profit will be a separate legal person independent from the future Québec Order of Fire Safety Practitioners. Membership in the non-profit does not confer professional-order membership or a licence to practise.
Purposes and institutional priority
Once incorporated, the non-profit will pursue the purposes stated in its letters patent, with the primary objective of creating an independent professional order in fire safety in Québec for public protection. Any proposal to integrate with an existing order would remain subject to the enhanced approval required under section 10.
Membership classes: regular and associate
Under the proposed internal bylaws, the non-profit would have two membership classes. Regular members are individuals who declare in good faith that they work in fire safety and that their assignments relate, at least occasionally, to the field covered by the proposed professional Order, as provided in section 4. These assignments need not constitute their principal occupation. Only regular members exercise decision-making rights under these bylaws.
Associate members are individuals or legal persons supporting the initiative without currently qualifying for the nonprofit’s regular membership class. Their associate status grants no admission to the future Order but does not permanently bar an individual who later independently meets the statutory professional admission requirements. They may include insurers, equipment makers and other businesses, associations, partner organizations, establishments, institutions and interested individuals, provided they meet that requirement.
Associate members cannot vote, sit on the board or count toward quorum or majorities. The board may set their dues, admission conditions and consultative participation; no payment or assistance confers decision-making authority. A change in circumstances requiring a correction of membership class is handled under section 4, without discretionary assessment of professional qualifications.
Admission of members
Professional eligibility for regular membership is based on the individual's good-faith self-declaration in the application, in the following terms: “I work in the field of fire safety and my assignments relate, at least occasionally, to the area of practice covered by the proposed professional Order.” This declaration is sufficient to establish the connection with the proposed profession. The activities need not constitute the applicant's principal occupation.
No documentary evidence or systematic verification of professional qualifications is required. The board, or the person administering applications, checks only that the application and declaration are complete, that the applicant accepts the non-profit's purposes and bylaws, and that the one-time contribution under section 5 has been paid. The board cannot use a discretionary assessment of the applicant's profile, credentials, experience or likelihood of admission to the future Order to deny regular membership.
Regular membership takes effect when these administrative conditions are met, without professional selection by the board. Only an objective and documented ground, such as a knowingly false declaration or a serious breach of these bylaws, may justify denial; the applicant is given reasons and an opportunity to respond. Individuals or legal persons in the associate class are admitted under section 3 and that class's applicable requirements. The non-profit maintains a register distinguishing membership classes and voting eligibility. No membership is required to donate.
Membership in the preparatory non-profit remains entirely distinct from any future licensing or admission requirements of the professional Order and grants no vested right to membership in it.
One-time $200 regular-member contribution
Every regular member pays a one-time $200 contribution upon admission. Regular members owe no additional annual dues to the preparatory non-profit, and this one-time contribution cannot be charged again to someone who has already paid it.
It funds eligible administrative operations and may help build a balance for the future Order’s first year, subject to lawful expenditure and transfer conditions. It cannot fund the Promotion Fund, directly or indirectly.
It guarantees no professional licence, creates no vested admission right in the future Order and is not that Order’s annual fee. The future Order’s planned $250 annual dues are a separate regime. Any associate-member dues are separately governed by section 3.
Decision-making rights of regular members
Each regular member in good standing has one equal vote at members’ meetings and exercises decision-making rights under these bylaws and the law. Associate members cannot vote, sit on the board or count toward quorum or voting majorities.
The board may consult associate members or invite them to participate in working groups, but they have no power over policy direction, appointments or decisions. A separate Partner Advisory Council is proposed with eight advisory council member positions and six unfilled association advisory seats. None would have board voting rights or count toward the board’s quorum. Associate members and advisory council members acquire no right, by reason of that status, to the six preparatory-nonprofit-derived founder seats of the future Order. No nonprofit membership class automatically grants a professional permit or admission to the future Order. No member, director or president has multiple votes.
Resignation, suspension and expulsion
A regular or associate member may resign by written notice, without any claim to the organization's assets. A regular member who already paid the one-time $200 contribution does not pay it again if readmitted; conditions for renewed associate membership are set by the board.
The board may suspend or expel a member for a serious bylaw breach, conduct prejudicial to the organization or an objectively established loss of eligibility for their class, including a knowingly false self-declaration. A subjective assessment of professional background, credentials or qualifications cannot justify suspension or expulsion. Written reasons and a reasonable opportunity to be heard are required. Conflicted directors withdraw. Review by the next voting-members' meeting may be requested under adopted procedures, without limiting statutory remedies.
Board of directors and presidency
The non-profit board would have six directors: a president, vice-president, secretary-treasurer, two other directors and a director aged 35 or under. Verified residence must cover at least four Québec administrative regions, with one director outside the metropolitan Montréal area. The president chairs proceedings and has only expressly delegated responsibilities.
There is no general presidential veto. The president cannot overturn decisions validly adopted by the board or the members. Partner Advisory Council members would have no board voting rights and would not count toward its quorum.
Only regular members may serve as directors. Associate members, sponsors and donors acquire neither board seats nor appointment rights through their support; the proposed six-member composition is maintained unless lawfully amended. The six preparatory-nonprofit-derived founding directors of the future Order are proposed only from eligible regular directors of the nonprofit, screened by the Office and designated by Government order. The Office retains exclusive authority over its two appointed seats.
Ordinary administrative decisions
Subject to law and special majorities under these bylaws, routine board and members’ decisions are adopted by a simple majority of valid votes cast, subject to applicable notice, participation and quorum requirements.
The proposed board quorum is four eligible directors, subject to any stricter governing statute. Vacancies are filled under the bylaws while considering regional representation and the youth position; temporary vacancies do not automatically invalidate lawful decisions made with quorum.
Enhanced majority and mission protection
Any decision to amend the non-profit’s constitutive purposes or general objectives, abandon creation of an independent fire-safety professional order, or prefer integration into an existing order requires both 1° approval by at least 75% of all six statutory director positions, requiring five affirmative votes and 2° approval by at least 75% of valid votes cast by voting members at a specially convened meeting.
The same double supermajority applies to amending, bypassing or repealing this safeguard and to voluntary cessation or dissolution that would abandon the primary objective. A potential subsidiary approach does not override this rule.
These internal approvals do not replace statutory formalities. Amending purposes in letters patent also requires the legally prescribed approvals and supplementary letters patent from the Québec enterprise registrar.
Conflicts of interest and duty of loyalty
Each director must disclose any known personal, professional, economic or institutional interest that may conflict with their duties, have it recorded in the minutes, abstain from the decision and withdraw from deliberations when required.
The president is equally bound. Material decisions, declared conflicts and contributions capable of creating dependency are disclosed publicly under section 18, with targeted protection of legally protected information only.
No donation, sponsorship or associate-member dues may confer decision-making privileges, influence over professional policy or preferential access to confidential information. The board refuses support that would compromise, or reasonably appear to compromise, organizational independence.
General funds and eligible expenses
One-time $200 regular-member contributions enter the non-profit’s general funds; they require neither a separate bank account nor an untouchable reserve. Their source and use must nevertheless be tracked in the accounts to enforce the prohibition in section 13.
They may cover only ordinary administration and operations, legal, accounting and administrative obligations, banking costs, maintenance of the non-profit, meetings and governance. The board favours volunteering, in-kind support and outside resources to preserve potential funds for the future Order. The Promotion Fund under section 15 is separate from these general funds.
No promotional spending from regular dues
The one-time $200 contributions paid by regular members cannot directly or indirectly fund advertising for the non-profit or the future Order, awareness campaigns, promotional briefs, institutional advocacy or lobbying to advance the project.
Such activities may be funded only from the Promotion Fund and other separately identified, expressly eligible resources. Strictly administrative communications such as member notices and meeting arrangements remain permitted. Mixed spending must be allocated and documented so that no promotional share is attributed to regular-member contributions.
Donations, voluntary contributions and sponsorships
The non-profit may accept voluntary donations and contributions from individuals and legal persons, whether members or not. Membership is never required to donate. Donations, associate-member dues and sponsorships are recorded in separate accounting categories, distinct from one-time $200 regular-member contributions.
Donations must support the organization’s purposes and confer no vote, board seat, veto or influence over professional policy. The board may decline or lawfully return a donation or sponsorship creating a conflict of interest or compromising independence. Accepted donor restrictions are documented.
As a non-profit alone, OPSI cannot issue official income-tax donation receipts. It may give an ordinary payment acknowledgement, but must not promise tax relief unless legally qualified to issue official receipts.
OPSI Promotion and Representation Fund
The non-profit establishes an OPSI Promotion and Representation Fund in its accounts, separate from regular members’ operating contributions. It receives earmarked voluntary donations, associate-member dues, contributions from legal persons, acceptable sponsorships and other payments explicitly designated for the project’s promotion.
The board arranges a separate bank account in the non-profit’s name for the Fund, subject to banking feasibility and required authorizations. Separate accounting is mandatory from launch, even before banking arrangements are completed; restricted resources must never be confused with regular-member contributions or diverted from the Fund.
The Fund is managed and allocated solely by the board. Associate members, sponsors and donors have no power over spending choices, except for lawful purpose restrictions expressly accepted with a gift.
Authorized Promotion Fund expenditure
The Fund may support public-information and awareness campaigns, promotional publications, studies, research and analyses demonstrating a need for professional regulation, briefs, presentations and institutional outreach necessary to establish an independent professional order.
It may also finance lawful lobbying activities, provided the required mandates and lobbyists are disclosed in Carrefour Lobby Québec where the law applies, and other board-approved, documented expenses directly advancing the project.
These resources cannot be distributed as profits, used for personal benefits, unrelated activities or setoffs obscuring costs properly charged to regular-member contributions.
Fund controls and unused balances
Separate, auditable accounting tracks the Fund's receipts, sources, restrictions, commitments, spending, banking costs and remaining balance. Transactions follow a board-approved financial policy. The corresponding accounting entries, accounts and supporting documents are published for anyone to consult, with no membership requirement, under section 18 and its narrowly tailored redaction safeguards.
On completion or abandonment of the project, the board identifies outstanding commitments and funds available. After meeting legal and financial obligations, balances not subject to binding purpose restrictions follow the priority order in section 19; restricted contributions are dealt with under accepted terms and law, including a refund when required.
Nothing here permits distribution to members or directors or amendment of the non-profit's purposes without the enhanced double-majority under section 10.
Publication of accounts, administrative transparency and board minutes
The non-profit adopts a default rule of comprehensive public disclosure. Without membership or a prior request, anyone must be able to access the non-profit's accounts, detailed accounting entries and data, revenue, expenditure, contributions, financial commitments and supporting records through a public area of the website or a freely accessible digital repository, including records of the Promotion and Representation Fund. Disclosure is not limited to summary financial statements.
Published material includes, in an intelligible and auditable form: budgets and financial statements; the general ledger and accounting journals; dated transaction details of receipts, dues, donations, sponsorships and disbursements showing amount, purpose, allocation and source to the extent lawful; bank statements and reconciliations; invoices, receipts, supporting records and financial-commitment documents. Regular $200 member contributions remain identifiable separately from Fund resources.
All board meeting minutes, in their approved form, and the decisions and resolutions recorded in them, are published systematically. Approved minutes are normally posted within 30 days after approval; detailed accounting entries and records are made accessible on an ongoing basis and updated at least quarterly, in addition to a public annual financial report also presented to members.
Exceptions apply only to protected information under applicable privacy and personal-information laws, including the requirements stemming from Québec Law 25 where applicable, professional privilege or a specific legitimate duty of confidentiality, as well as bank-account or security credentials whose disclosure would create a risk. Information is anonymized or redacted to the minimum extent necessary. A redacted public version of a document is preferred; the complete document may be withheld only if a legally compliant redacted version cannot reasonably be produced.
A public document index identifies published records and updates and, where possible, gives the general reason for exceptional redactions or withholding. General claims of confidentiality cannot be used to shield financial flows or decisions from public scrutiny. Complete originals are retained and safeguarded under the law. Publication does not alter voting rights or financial rules elsewhere in these bylaws.
Transfer of assets and amendment of name and purposes
Once incorporated, the preparatory non-profit will be a legal person. Upon establishment of the future Order, and before changing its name and purposes, it shall prepare a verifiable inventory of its assets, agreements, debts, refunds and restricted donations. With the required resolutions and consents, it shall transfer net assets lawfully available for transfer to the new Order, including assets intended for its establishment where the restrictions permit that use. The transfer respects creditor rights, gift restrictions and unassigned obligations. Agreements and liabilities may be assigned only with required consents. No assets may be distributed to members or directors.
The non-profit shall then adopt resolutions, under its actual constitutive law and internal rules, to change its name to “Fondation de l’Ordre des praticiens en sécurité incendie” and its objects to charitable purposes. It shall obtain the required amendment instruments, including supplementary letters patent if Part III of Québec’s Companies Act applies, or the appropriate federal amendment documents if federally incorporated. These changes must take effect before provisions requiring the new name and before any transfer to the Foundation. The existing corporation retains its identity and unassigned obligations without dissolution, liquidation, amalgamation or statutory continuance.
If lawful amendment of the name or objects is impossible, a new not-for-profit legal person may be incorporated using the ordinary procedure under the applicable law, without automatic incorporation by the proposed Act. A second foundation shall not be incorporated if the existing corporation has validly changed its name and objects. No transfer may be made to a foundation that lacks an established legal identity or the legal capacity to receive it. The future Foundation will have its own board and separately apply for charity registration with the CRA, without any guarantee of approval.
Amendments to bylaws and constitutive purposes
Changes to these bylaws comply with the approvals and formalities under the actual governing corporate statute. Any matter protected by section 10, including amendments to constitutive purposes or abandonment of the primary mission, cumulatively requires approval by at least 75% of all six statutory director positions (five affirmative votes) and at least 75% of valid votes cast by voting members at the specially convened meeting. This safeguard cannot be bypassed through an ordinary bylaw amendment.
Changes to a name or purposes set out in constitutive documents also require the resolutions, majorities and formal amendment instruments prescribed by applicable law. A corporation governed by Part III of the Companies Act must obtain supplementary letters patent for amendments to its purposes; federal formalities apply to a federally incorporated corporation. Voluntary dissolution, if ever legally required, is distinct from a change of name or purposes and remains subject to applicable law and section 10.
Institutional advocacy and lobbying at launch
Upon formal launch, the board appoints by resolution two regular members authorized to carry out institutional representation and lobbying related to the project. The resolution defines their scope, limits and reporting duties. Appointment confers no additional decision-making power.
The board identifies the most senior officer responsible for declarations, checks whether the Act respecting transparency and ethics in lobbying and its regulations apply, and prepares the required Professional spaces and the non-profit’s Collective space in Carrefour Lobby Québec. Opening those spaces does not itself constitute registration.
Where the activities are covered, the most senior officer or an authorized representative ensures that genuine, accurate mandates are published as the reportable activities begin, without waiting for statutory deadlines to expire, with the relevant people attached. No fictional or automatic filing is made in the absence of a reportable mandate. The board monitors amendments, annual renewals and records under the law and the Lobbyists’ Code of Conduct.
Institutional communications and filings are those of the preparatory non-profit, not official positions of a professional Order that does not yet exist.
Proposed governance charter — independence
The six-person board comprises regular members only. Associates, donors and sponsors have no vote, seat, appointment right, veto or preferential influence over professional policy. Contributions that create conflicts are disclosed and may be declined. The double 75% safeguard at the board and regular-members’ meeting remains in force.
Regular admission rests on a good-faith declaration of at least occasional work in the proposed field; the board does not screen professional qualifications at its discretion. Complete accounts and approved board minutes are published with targeted redaction of protected information. Creation of an independent professional order remains the primary purpose. Membership in the preparatory non-profit confers no power in the future Order.
Proposed financial policy — separate funding streams
Operations: regular members’ one-time $200 contributions remain in the general funds and cover only eligible administration; no separate bank account is required for them. Promotion: associate dues, earmarked gifts, corporate contributions and sponsorships enter the Promotion and Representation Fund, with a separate account in the non-profit’s name as banking and approvals permit and mandatory separate records from launch.
Donations, membership dues and sponsorships are separately tracked; the board approves expenses, retains evidence and makes the detailed entries, accounts, records and annual reports publicly available to everyone under section 18, subject only to legally necessary redactions. Unused Fund assets on project completion or abandonment follow the law, binding donor terms and then the non-profit’s residual asset priority. This is the non-profit’s policy, not the future Order’s registry funding model.
Proposed publication and targeted-confidentiality policy
Default: publish without a membership requirement. A board-appointed officer maintains the public index of accounts, transactions, records and approved board minutes. Minutes are normally posted within 30 days of approval, and financial records are updated at least quarterly. Each redaction protects only information that law or a specific legitimate confidentiality duty requires to be protected; complete originals are retained internally.
Disclosure safeguards: before publication, the non-profit reviews personal information of members, donors and third parties, private contact details, bank-account identifiers and legally privileged material. Amounts, dates, allocations, revenue and expense categories, and general reasons for decisions remain public to the lawful extent. Corrections and exceptional withholding are documented, without suppressing an entire record where a redacted version is possible.
Institutional representation policy — launch steps
1. Adopt a board resolution appointing two regular members and defining their authority and reporting duties. 2. Identify the most senior officer responsible for disclosures. 3. Prepare the relevant Professional spaces and the non-profit’s Collective space in Carrefour Lobby Québec. 4. Check which persons and activities are legally reportable. 5. Publish real, reportable mandates promptly, attaching the two representatives when their activities are covered. 6. Maintain updates, renewals and an internal record of contacts.
Compliance: opening spaces does not constitute registration. No fictitious filing is made where no reportable activity exists. Coverage of an organization formed for professional purposes must be assessed under the Regulation respecting the application of the lobbying transparency and ethics act.
Suggested clauses for constitutive documents
Purpose clause. “The organization's primary purpose is to promote creation of an independent fire-safety professional order in Québec. Any change to this priority, abandonment of it or preference for integration into an existing order requires at least 75% approval of directors in office and at least 75% of valid votes cast by voting members, in addition to statutory requirements for supplementary letters patent.”
Remaining assets clause. “Before amending its name and constitutive purposes to become the Fondation de l’Ordre des praticiens en sécurité incendie, the preparatory non-profit, once incorporated, transfers to the Order its net assets lawfully available for transfer, subject to debts, creditor rights and gift restrictions. The same corporation remains in existence under its amended name under its actual corporate law. If dissolution is legally required, remaining unrestricted property follows applicable dissolution rules, without distribution to members or directors.”
Additional independence clause, if warranted in constitutive documents. “The non-profit may accept gifts and contributions from individuals or legal persons and conduct lawful promotional and advocacy work supporting its independent professional Order proposal. Supporters who could not qualify for membership in the future Order have no decision-making powers.” Detailed membership classes and fund arrangements belong primarily in bylaws and policies.
Optional governance clause for constitutive documents. “Admission of regular members to the non-profit is based on a good-faith declaration of at least occasional work in the proposed Order’s field. The non-profit publishes its accounts and approved board minutes by default, with only legally required anonymization or redaction. Detailed rules are set out in the bylaws.”
Status. These clauses are proposals for the non-profit’s initial incorporation documents or later amendments. They have no legal effect until adopted through the required formalities.
Sources and outstanding legal checks
Québec enterprise registrar — supplementary letters patent; Québec — voluntary non-profit dissolution; Canadian Red Cross — emergency and disaster services in Québec; Lobbyisme Québec — account creation and registration; Lobbyisme Québec — mandate publication; CRA — registered charity and non-profit distinction.; Québec CAI — privacy and consent
Before adoption: review the letters patent, statutory approvals and quorums, taxation and legally permissible asset transfers. No specific Red Cross agreement or established earmarked fund is represented as already existing.